Нові статті в журналі “Держзакупівлі”
В березневому номері журналу “Держзакупівлі” вийшло дві публікації адвокатів нашого об’єднання – Валерія Буняка “Відхилення конкурсної пропозиції: кримінальні ризики” та Євгена Старчука “Використання печаток та штампів: за і проти”.
Фрагмент статті Євгена Старчука публікуємо нижче, повну версію шукайте в журналі №3/2016 “Держзакупівлі”.
Учасник подав на участь в торгах по будівництву документи, завірені печаткою та підписом, а на актах виконаних робіт відмовився ставити печатку, мотивуючи це тим, що печатка вже не обов’язкова, на накладних на товар та довіреності проставив штамп «для документів» а замість підпису директора проставив факсиміле.
Останні зміни в законодавстві щодо лібералізації використання печаток та штампів створили чимало складних ситуацій в діяльності суб’єктів господарювання, оскільки корінним чином зламали систему, яка існувала с початку проголошення незалежності України в сфері документообігу та діловодства.
Зміни стосувалися ст. 207 Цивільного кодексу України, яку виклали в новій редакції, замінивши обов’язковість використання печатки можливістю її використання за домовленістю сторін. Тобто, на сьогоднішній день, вимагати від контрагента обов’язкового проставлення печатки можна лише в тому випадку, якщо це прямо передбачено договором з таким контрагентом. При цьому, якщо в договорі передбачено лише обов’язок проставлення печатки щодо самого договору всі інші документи (акти, накладні, довіреності) можуть печаткою не засвідчуватися.
Це підтверджується і поточною редакцією статті 246 Цивільного кодексу, згідно до якого видача довіреності від юридичної особи регулюється лише її установчими документами, та ст. 58-1 Господарського кодексу України, де вказано, що суб’єкт господарювання може мати печатки і для виготовлення печаток одержання будь-яких документів дозвільного характеру не передбачається.
До статутних документів нас відсилає п.5 ст. 65 Господарського кодексу України, в якому йде мова про те, що всі повноваження керівника підприємства здійснюються в межах і в порядку, зазначеному в статутних документах.
В п.2.5. наказу про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку N 88 від 24.05.95 зазначено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.
Таким чином, якщо обов’язок проставлення печатки на документах сторонами в договорі не встановлено, все одно необхідно звернутися до установчих документів підприємства (статуту) і проаналізувати його розділи, які стосуються правоздатності юридичної особи та компетенції керівника. Дуже часто в першому розділі статуту міститься фраза про те, що «в своїх діяльності підприємство використовує печатку та штами» а «правочини, які вчиняються від імені юридичної особи, скріплюються підписом директора та печаткою». В такій ситуації для Вашого контрагента використання печатки буде обов’язковим в любому випадку.
Тепер розглянемо питання щодо використання різного роду печаток та штампів. Так, контрагент може в одному документі проставити печатку №1, в іншому «для договорів», в іншому «для накладних», і .т.д. Як ми вже з’ясували, єдиним документом, який визначає необхідність застосування печатки на підприємстві є його статут, а напрямки використання печатки визначає керівний орган (зазвичай директор), тому повноваження на використання конкретного виду печатки чи штампа повинні бути закріплені в наказі.
Юридичної різниці між печаткою та штампом немає, єдине, на що треба звертати увагу – це відповідність найменування юридичної особи на печатці чи штампі вказаному в єдиному державному реєстрі (повної чи скороченої назви).
Що ж стосується використання факсиміле, то воно прямо передбачено в п.2.5. наказу про затвердження положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку N 88 від 24.05.95де вказано, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Більш детально це питання розкривається в ст. 207 ЦК України -використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.Це означає, що факсиміле можна використовувати лише якщо це прямо передбачено договором, і сам договір скріплений оригінальними підписами з яких зроблено факсиміле.Розглянуті питання на перший погляд носять суто теоретичний характер, однак вказана робоча ситуація мала місце під час проведення податкової перевірки учасника торгів. Податківці, під час перевірки виявили, що накладні на отримання товару підписані особами, зразки підписів яких документально не закріплені та скріплені штампом «для документів», який в дію на підприємстві наказом керівника не введений, а отже такі операції по отриманню товару працівниками є фактичною безоплатною передачею товару фізичній особі, і не створюють податкових наслідків в розрізі операцій з контрагентом і водночас створюють базу оподаткування податком на доходи фізичних осіб щодо отриманого безоплатно товару.
Рекомендації:
- Враховуючи, що встановити справжність підпису можна лише експертним шляхом ми рекомендуємо використовувати печатки в своїй діяльності та вимагати їх від контрагентів.
- Під час укладення договору з контрагентом в договорі зазначати «що цей договір набуває чинності з моменту його підписання уповноваженими представниками сторін та проставлення печаток. Всі первинні документи, які створюються сторонами по даному договору повинні скріплюватися печатками сторін. Зразки підписів уповноважених сторін та печаток містяться в реквізитах сторін»
- В довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей вказувати перелік посад уповноважених осіб зі зразками їх підписів.
- До моменту укладення договору отримати від контрагента витяг зі статуту і перевірити, чи немає там обов’язкової вказівки на використання печатки, а може і затвердженого відбитку печатки.
- Якщо контрагент проставляє різні печатки та штампи отримати від нього наказ від імені виконавчого органу, в якому містяться зразки таких печаток та штампів та сфера їх використання.
- Використовувати факсимільне відтворення підпису лише після укладення договору з «живими» підписами та з закріпленням процедури його використання в договорі.