«BSB Partners»Адвокатське об'єднання

“Перемогти сильного супротивника потрібно тричі – у дебюті, мітельшпілі й ендшпілі“ - доктор юридичних наук, чемпіон світу з шахів
Олександр Альохін

Зустрічайте! До вас іде перевірка. ТОП-6 рекомендацій

Запам’ятайте, які підготовчі дії потрібно зробити перед перевіркою та як підготувати працівників.

Більшості підприємств  добре знайомі  перевірки контролюючих органів  та їх наслідки для підприємства. Проте, незважаючи на це, більшість керівників продовжують припускатись грубих типових помилок, які в подальшому дорого коштують для підприємства. Перевірки завжди вважаються стресовими «заходами» для бізнесу. І не має значення, планова ця перевірка або позапланова, вона все одно викликає у керівників підприємств негативні емоції та занепокоєння з приводу її результатів.

Нагадаємо, що за даними  Державної регуляторної служби згідно Плану здійснення комплексних заходів державного нагляду (контролю) на 2019 рік буде проведено 30 424 перевірки підприємств та підприємців, не кажучи вже про позапланові, які так люблять призначати контролюючі органи.

Слід пам’ятати, що сама по собі  перевірка не так страшна, як про неї говорять. Якщо до неї підготуватися, результати такої перевірки не залишать особливо негативних наслідків для компанії.

1. Отримання інформації про перевірку.

Передусім, щоб вдало пройти перевірку, необхідно про неї знати заздалегідь. Перше, що треба робити – систематично перевіряти план-графік перевірок на предмет наявності у ньому вашої компанії. Систематично це треба робити тому, що контролюючі органи часто вносить до нього зміни протягом календарного року.

Дізнатися заздалегідь про позапланову перевірку набагато складніше. Але, враховуючи тенденцію, яка простежується останні декілька років, явною ознакою запланованої позапланової перевірки, є отриманий від контролюючого органу запит про надання інформації та її документальне підтвердження.

Як правило, знаючи про можливу  перевірку, підготовка до неї проходить набагато ретельніше.

Додатково рекомендується завести журнал перевірок, якщо його у вас ще немає.

2. Підготовка співробітників, визначення відповідальних осіб.

Співробітники – велике джерело інформації для перевіряючих, а тому усі співробітники мають бути готові до майбутньої перевірки. Проведіть з ними інструктаж.

На інструктажі необхідно чітко визначити, що спілкування з перевіряючими веде виключно директор і відповідальна особа підприємства.. Виключно вони приймають рішення про допуск або недопуск до перевірки. Іншим співробітникам варто утриматися від підписання будь-яких документів та спілкування з інспекторами.

Співробітникам необхідно розуміти повноваження перевіряючих, їх права і обов’язки, підстави для проведення перевірки, а також підстави для допуску та недопуску перевіряючих.

Як показує практика, підготовлений до перевірки персонал допомагає у рази знизити отримання інспекторами «зайвої» інформації.

3. Визначити «слабкі» місця.

У кожної компанії є «сумнівні» партнери, господарські операції з якими можуть викликати великий інтерес у контролюючих органів, наприклад передача небезпечних відходів. З такими партнерами, а також документальним оформленням взаємин з ними необхідно попрацювати детальніше.

Передусім, необхідно виявити таких партнерів. Потім, перевірити чи не являються вони фігурантами кримінальних проваджень і чи немає яких-небудь ухвал/вироків судів за такими контрагентами. У цьому вам може допомогти ваш адвокат. 

Необхідно детально проаналізувати документальне оформлення таких господарських операцій.

Також, слід замислитися про можливі додаткові документи, що підтверджують реальність ваших операцій.

Тактика підтвердження реальності відносин з такими партнерами має бути заздалегідь опрацьована.

4. Провести ревізію первинної документації.

Усі прекрасно розуміють, що при щоденних операційних завданнях, відстежити належне оформленням усієї первинної документації украй складно. Саме тому, необхідно провести аудит первинної рекомендації, щоб вона не мала недоліків та повною мірою відповідала чинному законодавству України.

Відсутність підпису, не правильно вказані реквізити, відсутність ліцензій можуть дорого коштувати компанії.

5. Розробити чітку програму дій при перевірці.

Уповноваженим особам, які ведуть діалог з перевіряючими та приймають рішення про допуск та недопуск, необхідно визначити чіткий алгоритм дій при перевірці, а краще всього оформити його у вигляді інструкції.

Також необхідно визначити, де буде робоче місце перевіряючих при виїзній перевірці. Рекомендується, щоб перевіряючі знаходилися в окремому приміщенні з уповноваженою людиною, яка супроводжуватиме перевірку, стежитиме за документами і зможе відповісти на питання перевіряючих.

Необхідно розуміти, що від належного оформлення документів, грамотного супроводу перевірки та розробленої заздалегідь стратегії багато в чому залежить можливість успішно оскаржити результати перевірки в  судовому порядку.

6. Підписання матеріалів перевірки

Не підписуйте акт перевірки похапцем не прочитавши його, це може надто дорого коштувати. У разі виникнення сумнівів у викладених в акті фактах, прокунсультуйтеся з нами. Ми підготуємо аргументовані заперечення, що буде додатковим аргументом в суді.

Ми завжди готові Вам допомогти.

Іван Паламарчук,
експерт, заслужений природоохоронець України

Comments are currently closed.